Términos y Condiciones de Uso

01 Objeto y aceptación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso, registro y uso de la plataforma de software como servicio (SaaS) denominada Agendi, disponible en agendi.lat y en el panel administrativo app.agendi.lat, así como cualquier servicio asociado prestado por INERTRONLAB S.A.S. (en adelante, "Agendi", "nosotros" o el "Proveedor").

El uso de la plataforma implica el conocimiento, comprensión y aceptación plena de estos Términos. Si no estás de acuerdo con cualquiera de sus disposiciones, debes abstenerte de registrarte y de utilizar los servicios.

Estos Términos constituyen un acuerdo vinculante entre el Usuario y el Proveedor, en los términos del artículo 14 de la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, equivalente a un contrato celebrado por escrito.

02 Definiciones

Para efectos de estos Términos, se entenderá por:

Plataforma o Agendi

Servicio en la nube que permite a negocios gestionar el agendamiento, recordatorio y confirmación de citas de manera automatizada a través de WhatsApp y un panel web.

Usuario o Cliente

Persona natural o jurídica, comerciante o profesional, que se registra en la Plataforma para utilizar sus servicios en el marco de su actividad económica (no consumidor final cuando contrata para uso profesional).

Cliente Final

Persona natural que interactúa con el bot de WhatsApp del Usuario para agendar, modificar o consultar una cita. El Cliente Final no es parte de este contrato.

Bot o Asistente

Agente conversacional automatizado configurado por el Usuario para responder mensajes de WhatsApp con la identidad, tono y reglas de su negocio.

Cuenta

Espacio personal y seguro asignado al Usuario para administrar sus servicios, citas, staff, configuración del bot y facturación.

Suscripción

Contrato de prestación de servicios por tiempo definido, renovable, que habilita el uso de un plan específico de la Plataforma.

Pasarela de pagos

Servicio de un tercero (Wompi, operado por Wompi S.A.S., y/o sus aliados) mediante el cual se procesan los pagos de la Suscripción.

Contenido del Usuario

Toda información, texto, imagen, audio, base de datos de contactos, base de conocimiento y configuración cargada por el Usuario en la Plataforma.

03 Identidad del proveedor

De conformidad con el artículo 50 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y demás normas aplicables al comercio electrónico, los datos del Proveedor son:

• Razón social: INERTRONLAB S.A.S.
• Nombre comercial: Agendi
• Domicilio: Colombia
• Sitio web: https://agendi.lat
• Correo electrónico de contacto: hola@agendi.lat
• Canal de soporte: WhatsApp +57 313 842 1377

04 Descripción de los servicios

Agendi pone a disposición del Usuario, bajo modalidad SaaS, una plataforma que permite, entre otras funcionalidades:

• Conectar el número de WhatsApp del negocio a un asistente automatizado configurable.
• Recibir, interpretar y responder mensajes de Clientes Finales en lenguaje natural, incluidas notas de voz.
• Agendar, modificar, cancelar, recordar y confirmar citas de forma automática.
• Administrar servicios, horarios, staff, precios y reglas del negocio.
• Gestionar una base de conocimiento del negocio que el bot consulta para responder.
• Generar reportes de citas, ganancias y comportamiento de los Clientes Finales.

Las funcionalidades disponibles varían según el plan contratado y pueden ser modificadas, ampliadas o limitadas por Agendi en cualquier momento, comunicándolo previamente cuando dicho cambio afecte funcionalidades esenciales contratadas.

05 Registro y cuenta de usuario

Para usar Agendi, el Usuario debe registrarse proporcionando información veraz, exacta, actualizada y completa, incluyendo: nombre, número de teléfono, correo electrónico y nombre del negocio.

Al registrarse, el Usuario declara que:

• Es mayor de 18 años y tiene plena capacidad legal para contratar conforme al derecho colombiano.
• Actúa por cuenta propia o, en caso de representar a una persona jurídica, cuenta con las facultades suficientes para obligar a esta última.
• Los datos suministrados corresponden a su negocio y son veraces.

El Usuario es el único responsable de la custodia de sus credenciales de acceso (correo y contraseña) y de toda actividad realizada desde su Cuenta. Debe notificar de inmediato a Agendi cualquier uso no autorizado a través del correo de soporte.

06 Planes, precios y facturación

Agendi ofrece distintos planes de Suscripción cuyas características y precios se encuentran publicados en la página de precios. Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables, salvo que se indique lo contrario en el momento de la compra.

Forma de pago

Los pagos de las Suscripciones se procesan a través de la pasarela Wompi u otros operadores autorizados. Agendi no almacena datos de tarjetas de crédito ni de cuentas bancarias del Usuario; estos son administrados directamente por la pasarela bajo sus propias condiciones de seguridad.

Facturación

Agendi emitirá la factura electrónica correspondiente a cada pago, conforme a la normatividad de la DIAN. El Usuario debe asegurarse de proporcionar datos de facturación correctos al momento de contratar.

Cambios de precios

Agendi podrá modificar los precios de sus planes. Los cambios no afectarán Suscripciones ya pagadas durante su período vigente; aplicarán únicamente a renovaciones posteriores, las cuales se comunicarán al Usuario con al menos 30 días calendario de antelación.

07 Período de prueba y plan gratuito

El plan Explorador permite el uso gratuito de la Plataforma con un límite mensual de citas, según lo informado en la página de precios. Una vez alcanzado dicho límite, las funcionalidades de agendamiento podrán quedar bloqueadas hasta el siguiente mes o hasta que el Usuario adquiera un plan superior.

Cualquier plan pagado podrá ofrecer un período de prueba sin costo, cuya duración se comunicará al momento del registro. Al finalizar el período de prueba, si el Usuario no cancela, podrá iniciarse el cobro automático del plan contratado, previa notificación.

Agendi se reserva el derecho de limitar el acceso al plan gratuito o a períodos de prueba en caso de uso abusivo, fraude, duplicación de cuentas u otras conductas contrarias a estos Términos.

08 Derecho de retracto y reembolsos

Cuando el Usuario sea considerado consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011 y haya contratado a distancia un plan pagado, podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato o a la activación del servicio, lo que ocurra primero, conforme al artículo 47 de dicha ley.

Para ejercer el retracto, el Usuario deberá enviar una solicitud al correo hola@agendi.lat indicando su intención de retractarse, su nombre, correo registrado y referencia del pago. Agendi procederá al reembolso del valor pagado en un plazo no superior a treinta (30) días calendario a partir de la solicitud, utilizando el mismo medio de pago.

El derecho de retracto no aplica cuando el servicio haya sido ejecutado satisfactoriamente y el Usuario haya hecho uso integral de las funcionalidades contratadas, ni en los demás casos previstos por la ley.

Otros reembolsos

Por fuera del derecho de retracto, los pagos efectuados por períodos de Suscripción ya iniciados no son reembolsables de forma proporcional. El Usuario podrá cancelar la renovación para evitar cobros futuros, conservando el acceso hasta el final del período pagado.

09 Renovación, suspensión y cancelación

Salvo indicación expresa en contrario, las Suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada período (mensual o anual) por un período igual al inicialmente contratado, mediante cargo automático al medio de pago registrado.

El Usuario puede cancelar la renovación automática en cualquier momento desde su Cuenta o solicitándolo al correo de soporte, sin penalidad. La cancelación surtirá efectos al final del período de facturación en curso.

Agendi podrá suspender el servicio cuando: (i) exista mora en el pago de la Suscripción; (ii) se detecte un uso contrario a los Términos; (iii) se reciba una orden de autoridad competente; o (iv) se evidencien actividades fraudulentas. Cuando la causa no implique un riesgo inminente, Agendi notificará al Usuario y otorgará un plazo razonable para subsanar.

10 Obligaciones del usuario

El Usuario se obliga, entre otros, a:

• Utilizar la Plataforma para los fines lícitos para los que fue diseñada, en el marco de su actividad económica.
• Obtener y conservar el consentimiento informado, previo y expreso de sus Clientes Finales para el tratamiento de sus datos personales (incluido el número de WhatsApp), conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Mantener actualizados los datos de su negocio, su staff, sus servicios y sus reglas de operación.
• Pagar oportunamente las sumas adeudadas por la Suscripción.
• Adoptar medidas razonables para proteger sus credenciales de acceso.
• No utilizar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas (spam), mensajes masivos fuera del contexto del agendamiento, o cualquier comunicación que infrinja la regulación aplicable o las políticas de WhatsApp/Meta.
• Cumplir las políticas de uso aceptable de WhatsApp Business y Meta Platforms, Inc.

11 Usos prohibidos

Queda expresamente prohibido al Usuario:

• Usar la Plataforma para promover actividades ilícitas, discriminatorias, violentas o contrarias a las buenas costumbres.
• Enviar mensajes masivos no autorizados, listas de difusión adquiridas, contenido publicitario indiscriminado o comunicaciones que no se enmarquen en una relación previa con el Cliente Final.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar, modificar o crear obras derivadas del software de Agendi.
• Acceder o intentar acceder a Cuentas de otros usuarios, bases de datos u otros sistemas internos.
• Introducir intencionalmente código malicioso o realizar pruebas de seguridad sin autorización expresa.
• Revender, sublicenciar o ceder el acceso a la Plataforma a terceros sin autorización escrita previa de Agendi.
• Suplantar la identidad de personas, marcas o negocios reales en la configuración del Bot.

El incumplimiento de cualquiera de las anteriores prohibiciones podrá dar lugar a la suspensión inmediata del servicio, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

12 Uso de WhatsApp y servicios de terceros

Agendi se integra con servicios prestados por terceros, incluidos pero no limitados a: WhatsApp / Meta Platforms, Inc. (mensajería), Wompi (pagos), Anthropic y OpenAI (procesamiento de lenguaje natural), Deepgram (transcripción de audios) y Google (Google Sheets, autenticación).

Estos servicios se rigen por sus propios términos y políticas, los cuales el Usuario acepta cumplir en lo que sea aplicable. Agendi no es responsable por la disponibilidad, calidad, errores, suspensiones, bloqueos, cambios en las políticas o tarifas de dichos terceros.

13 Disponibilidad y soporte

Agendi procurará mantener una disponibilidad alta de la Plataforma, sin embargo, dada la naturaleza del servicio y su dependencia de redes públicas y terceros, no garantiza un servicio ininterrumpido, libre de errores o disponible al 100%.

Podrán existir interrupciones programadas para mantenimiento, actualizaciones o mejoras, que se notificarán cuando sea posible. Asimismo, podrán existir interrupciones no programadas por causas atribuibles a terceros, redes o eventos de fuerza mayor.

El soporte se prestará en español, en días y horas hábiles en Colombia, a través de los canales oficiales. Los tiempos de respuesta y nivel de soporte podrán variar según el plan contratado.

14 Contenido del usuario

El Usuario conserva la titularidad de todo el Contenido que cargue, ingrese o genere a través de la Plataforma (información de su negocio, contactos, base de conocimiento, conversaciones, etc.).

Al utilizar Agendi, el Usuario otorga al Proveedor una licencia limitada, no exclusiva, mundial y libre de regalías para alojar, procesar, transmitir y mostrar dicho Contenido exclusivamente para la prestación del servicio contratado.

El Usuario declara y garantiza que tiene los derechos necesarios sobre el Contenido cargado y que el mismo no infringe derechos de terceros ni la legislación vigente. El Usuario será el único responsable frente a reclamaciones derivadas del Contenido que cargue.

15 Propiedad intelectual

Todos los derechos sobre la Plataforma, su software, código fuente, diseño, marcas, logos, textos, gráficos, bases de datos y documentación son propiedad exclusiva de INERTRONLAB S.A.S. o de sus licenciantes. Estos derechos se encuentran protegidos por las normas colombianas y los tratados internacionales sobre propiedad intelectual.

Estos Términos no constituyen cesión, transferencia o licencia sobre la propiedad intelectual del Proveedor, salvo el derecho limitado, personal, intransferible y revocable de usar la Plataforma conforme a su finalidad y al plan contratado.

El Usuario podrá personalizar el Bot con el nombre y la identidad de su negocio. Esta personalización no le otorga derecho alguno sobre las marcas Agendi o INERTRONLAB S.A.S., ni sobre la tecnología subyacente.

16 Tratamiento de datos personales

Agendi trata datos personales en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 (en lo aplicable) y demás normas concordantes, así como de las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

El Usuario y Agendi reconocen que, frente a los datos personales de los Clientes Finales:

• El Usuario actúa como Responsable del tratamiento, pues los recolecta en el ejercicio de su actividad comercial.
• Agendi actúa como Encargado del tratamiento, procesando los datos por cuenta del Usuario, con sujeción a sus instrucciones y a las finalidades del servicio.

El Usuario se obliga a obtener el consentimiento informado, previo y expreso de sus Clientes Finales para que sus datos sean tratados a través de Agendi, así como a informarles sobre sus derechos como Titulares y sobre las finalidades del tratamiento.

Los detalles sobre finalidades, categorías de datos tratados, transferencias internacionales (incluido el uso de proveedores fuera de Colombia), términos de conservación y mecanismos para ejercer derechos se encuentran en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Agendi.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización escribiendo a hola@agendi.lat.

17 Confidencialidad

Las partes se obligan a mantener bajo estricta reserva toda información calificada como confidencial a la que tengan acceso con ocasión de la relación contractual, incluyendo, sin limitarse a, información comercial, financiera, técnica, listas de clientes, conversaciones y datos personales. Esta obligación se mantendrá vigente durante la ejecución del contrato y por dos (2) años después de su terminación.

No se considerará información confidencial aquella que: (i) sea de dominio público sin culpa de la parte receptora; (ii) sea conocida previamente sin obligación de reserva; (iii) deba ser divulgada por mandato legal o judicial.

18 Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total y acumulada de Agendi frente al Usuario por cualquier reclamo derivado del uso de la Plataforma se limita al monto efectivamente pagado por el Usuario en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador de la reclamación.

Agendi no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades, pérdida de datos atribuible a terceros, daño a la reputación o cualquier daño consecuencial, salvo en los casos en que dicha limitación no sea permitida por la ley colombiana.

Lo anterior no exonera a Agendi de la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni limita los derechos irrenunciables que la ley confiere a los consumidores cuando estos sean aplicables.

19 Indemnidad

El Usuario mantendrá indemne a Agendi y a sus directivos, empleados y filiales frente a cualquier reclamación, demanda, sanción, multa o pérdida (incluyendo honorarios razonables de abogados) que provenga de:

• El uso indebido o ilícito de la Plataforma.
• El incumplimiento de estos Términos.
• El Contenido cargado por el Usuario, incluyendo infracciones a derechos de terceros.
• La falta de consentimiento de los Clientes Finales para el tratamiento de sus datos personales.
• El incumplimiento de las políticas de WhatsApp/Meta por parte del Usuario.

20 Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este se deba a eventos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito en los términos del artículo 64 del Código Civil colombiano y la jurisprudencia aplicable, incluidos, a título enunciativo, fallas masivas de infraestructura de internet, caídas prolongadas de servicios de WhatsApp, Wompi u otros terceros esenciales para la operación, desastres naturales, conflictos armados, pandemias o actos de autoridad.

21 Terminación

El contrato podrá terminarse en cualquiera de los siguientes eventos:

• Por mutuo acuerdo de las partes.
• Por decisión unilateral del Usuario, cancelando su Suscripción y/o eliminando su Cuenta.
• Por decisión unilateral de Agendi en caso de incumplimiento grave o reiterado del Usuario, previa notificación cuando proceda.
• Por imposibilidad sobreviniente o discontinuidad del servicio comunicada por Agendi.

A la terminación, el Usuario perderá el acceso a la Plataforma y Agendi podrá eliminar o anonimizar el Contenido del Usuario después de un plazo razonable (no menor a 30 días) que permita al Usuario solicitar la exportación de su información, salvo que la ley exija su conservación por un plazo mayor.

22 Modificaciones

Agendi podrá actualizar estos Términos cuando sea necesario por razones legales, técnicas, operativas o comerciales. Las versiones modificadas se publicarán en esta misma URL con la fecha de última actualización.

Cuando los cambios sean sustanciales y afecten derechos del Usuario, Agendi los notificará con al menos quince (15) días calendario de antelación a su entrada en vigor, a través del correo registrado y/o del panel administrativo. El uso continuado de la Plataforma después de la fecha de entrada en vigor implicará la aceptación de la nueva versión.

23 Notificaciones

Las notificaciones de Agendi al Usuario se realizarán al correo electrónico registrado en la Cuenta y/o mediante avisos en el panel administrativo. Estas comunicaciones se considerarán recibidas en el momento de su envío.

Las notificaciones del Usuario a Agendi deberán enviarse al correo hola@agendi.lat.

24 Cesión e independencia de las cláusulas

El Usuario no podrá ceder estos Términos ni los derechos derivados de la Suscripción sin la autorización escrita previa de Agendi. Agendi podrá ceder sus derechos y obligaciones a una filial, controlante o adquirente del negocio, conservando para el Usuario las mismas condiciones contratadas.

La nulidad o ineficacia de cualquier cláusula de estos Términos no afectará la validez de las restantes, las cuales conservarán plenos efectos.

25 Ley aplicable y resolución de conflictos

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Las controversias que surjan entre las partes en relación con la interpretación, ejecución, terminación o cumplimiento de estos Términos serán resueltas, en primer término, mediante arreglo directo entre las partes dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la notificación de la controversia.

De no llegarse a un acuerdo, las partes podrán acudir a los jueces ordinarios competentes en Colombia. Cuando el Usuario sea considerado consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, podrá igualmente acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en ejercicio de las facultades jurisdiccionales que le otorga la ley.

26 Contacto y PQRS

Para cualquier consulta, petición, queja, reclamo o sugerencia (PQRS) relacionada con estos Términos o con el servicio, el Usuario puede comunicarse a través de los siguientes canales: