01 Objeto y marco normativo
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") tiene por objeto informar a los Titulares de datos personales sobre la manera en que INERTRONLAB S.A.S., propietaria del producto Agendi (en adelante, "Agendi" o "Responsable"), recolecta, almacena, usa, circula, transfiere, transmite, suprime y, en general, trata sus datos personales.
Esta Política se expide en cumplimiento de:
- El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho al hábeas data).
- La Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- El Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015.
- La Circular Externa 002 de 2015 y demás directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Las demás normas que regulen el tratamiento de datos personales en Colombia.
02 Identidad del responsable
- Razón social: INERTRONLAB S.A.S.
- Nombre comercial: Agendi
- Domicilio: Colombia
- Sitio web: https://agendi.lat
- Correo de contacto del área de protección de datos: hola@agendi.lat
- Correo general: hola@agendi.lat
- WhatsApp soporte: +57 313 842 1377
03 Definiciones
Para los efectos de esta Política se entenderá por:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, etc.).
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: envío de datos personales a un Responsable ubicado dentro o fuera del país.
- Transmisión: envío de datos a un Encargado para el tratamiento por cuenta del Responsable.
04 Roles: responsable y encargado
Agendi actúa en dos calidades distintas según el flujo de datos:
1) Cuando se trata de los datos de nuestros Usuarios (negocios suscritos)
Agendi es Responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente del Usuario al momento de su registro y durante el uso de la Plataforma, tales como nombre, correo, teléfono, identificación tributaria, datos de facturación y comportamiento de uso de la cuenta.
2) Cuando se trata de los datos de los Clientes Finales (personas que escriben al WhatsApp del negocio)
Agendi es Encargado del tratamiento. El Usuario (el negocio) es el Responsable que recolecta los datos en el marco de su actividad comercial y los procesa a través de Agendi. Agendi solo trata estos datos siguiendo las instrucciones del Usuario y con la finalidad de prestar el servicio contratado.
05 Datos personales que tratamos
Tratamos las siguientes categorías de datos personales:
Datos del Usuario (titular de la cuenta)
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación | Nombres y apellidos, identificación tributaria (NIT/cédula para facturación). |
| Contacto | Correo electrónico, número de teléfono móvil, nombre del negocio. |
| Credenciales | Contraseña (almacenada de forma cifrada/hasheada). |
| Facturación | Información de razón social, NIT, dirección, ciudad y datos requeridos para emitir la factura electrónica. |
| Pagos | Identificador de la transacción, monto, fecha y resultado. No almacenamos datos de tarjetas; estos los procesa Wompi. |
| Uso y técnicos | Dirección IP, navegador, sistema operativo, fechas y horas de acceso, acciones realizadas en la Plataforma. |
Datos del Cliente Final (cargados o generados por el Usuario)
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación | Nombre del cliente final tal como lo registra el Usuario. |
| Contacto | Número de teléfono de WhatsApp, correo electrónico (opcional). |
| Citas | Servicios contratados, fechas, horas, estilista asignado, historial de citas, montos. |
| Conversaciones | Mensajes intercambiados con el bot (texto), transcripciones de notas de voz, marcas temporales. |
| Etiquetas y notas | Información que el Usuario asocie al contacto (preferencias, observaciones). |
Datos de visitantes del sitio web
Cuando visitas agendi.lat sin registrarte, podemos recolectar datos técnicos básicos (IP, navegador, páginas visitadas) y datos de contacto que voluntariamente compartas en formularios (nombre y teléfono).
06 Finalidades del tratamiento
Tratamos los datos personales únicamente para las siguientes finalidades:
Finalidades respecto del Usuario
- Crear y administrar la cuenta del Usuario en la Plataforma.
- Prestar los servicios contratados, incluyendo la conexión con WhatsApp, el bot, recordatorios y reportes.
- Procesar pagos, emitir facturas y gestionar la relación comercial.
- Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Enviar comunicaciones operativas (avisos de servicio, cambios de términos, recordatorios de pago).
- Enviar comunicaciones comerciales y de marketing, previa autorización expresa (puede revocarse en cualquier momento).
- Cumplir obligaciones legales, tributarias y de reporte ante autoridades competentes.
- Realizar análisis estadísticos y mejoras del servicio (en formato agregado y anonimizado siempre que sea posible).
- Prevenir fraude, abuso y proteger la seguridad de la Plataforma.
Finalidades respecto del Cliente Final (como Encargado)
- Recibir y procesar mensajes de WhatsApp dirigidos al Usuario.
- Gestionar el agendamiento, modificación, recordatorio y confirmación de citas.
- Transcribir notas de voz para permitir su procesamiento automático.
- Generar histórico de citas y comunicaciones para consulta del Usuario.
- Generar reportes estadísticos para el Usuario (siempre dentro del mismo negocio).
Cualquier finalidad distinta a las anteriores requerirá una nueva autorización del Titular.
07 Autorización del titular
La autorización del Titular se recolecta mediante mecanismos que permiten su consulta posterior, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Esta puede otorgarse:
- Por escrito mediante formularios físicos o electrónicos.
- De forma verbal documentada.
- Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir su consentimiento (por ejemplo, marcando una casilla específica durante el registro o continuando con la interacción tras ser informado).
Para los Usuarios, la autorización se otorga al momento del registro mediante la aceptación expresa de los Términos y Condiciones y de esta Política.
Respecto de los Clientes Finales, el Usuario (como Responsable) es quien debe obtener la autorización conforme a su propia política de datos y debe estar en capacidad de demostrarla.
08 Datos sensibles y de menores
Datos sensibles: Agendi no solicita ni requiere para la prestación del servicio datos sensibles del Titular. Si un Cliente Final envía voluntariamente información sensible a través de mensajes de WhatsApp (por ejemplo, datos de salud al pedir un servicio específico), dicha información será tratada con medidas de seguridad reforzadas y únicamente con la finalidad de prestar el servicio. El Titular tiene derecho a no suministrar este tipo de información.
Niños, niñas y adolescentes: el servicio de Agendi está dirigido a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos personales de menores de edad como Usuarios. En caso de detectar que se han tratado datos de menores sin la debida autorización del representante legal, procederemos a suprimirlos. Si tienes conocimiento de un caso así, repórtalo a hola@agendi.lat.
09 Derechos del titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Saber qué datos personales tuyos están siendo tratados por Agendi y con qué finalidad.
Solicitar la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos o desactualizados.
Solicitar la eliminación de tus datos cuando su tratamiento no respete los principios y deberes legales.
Retirar el consentimiento otorgado, cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique conservar los datos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exija.
Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideres vulnerados tus derechos.
El ejercicio de estos derechos puede ejercerlo el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.
10 Procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes deben dirigirse al correo hola@agendi.lat e incluir, como mínimo:
- Nombre completo del Titular y datos de contacto.
- Documento de identificación o medio que permita verificar su identidad.
- Descripción clara de la solicitud (qué derecho se ejerce y sobre qué información).
- Documentos que respalden la solicitud cuando aplique.
Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atender la consulta en dicho plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha (no superior a cinco días hábiles adicionales).
Reclamos
Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que la subsane en un plazo de dos (2) meses, transcurridos los cuales se entenderá desistido. El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en dicho término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
11 Transferencias y transmisiones
Para la prestación del servicio, Agendi puede compartir datos personales con terceros bajo dos figuras:
- Transferencias: envío a otros Responsables (por ejemplo, autoridades en cumplimiento de un mandato legal).
- Transmisiones: envío a Encargados que prestan servicios por cuenta de Agendi (proveedores de infraestructura, comunicaciones, pagos e inteligencia artificial).
Estos terceros están obligados a tratar los datos exclusivamente para las finalidades autorizadas, con medidas de seguridad razonables y conforme a las instrucciones de Agendi.
12 Encargados internacionales
Algunos de nuestros Encargados están ubicados fuera de Colombia. Estas transmisiones internacionales se realizan amparadas en los estándares de seguridad equivalentes que estos proveedores ofrecen, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los listados de países que la SIC reconoce con nivel adecuado de protección, así como bajo contratos de tratamiento de datos.
Los principales Encargados con los que trabajamos son:
| Proveedor | Finalidad | País |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp) | Transporte de los mensajes entre el Cliente Final y el bot. | EE.UU. / Irlanda |
| Wompi (Bancolombia S.A.) | Procesamiento de pagos electrónicos. | Colombia |
| Anthropic, PBC | Procesamiento de lenguaje natural (modelo Claude). | EE.UU. |
| OpenAI, OpCo, LLC | Procesamiento de lenguaje natural (modelos GPT). | EE.UU. |
| Deepgram, Inc. | Transcripción de notas de voz (STT). | EE.UU. |
| Google LLC | Integración con Google Sheets y autenticación. | EE.UU. / Irlanda |
| Amazon Web Services | Almacenamiento de archivos y archivos multimedia (S3). | EE.UU. |
| Proveedor de correo (SMTP) | Envío de correos transaccionales y notificaciones. | EE.UU. / Colombia |
Este listado puede actualizarse cuando incorporemos o sustituyamos proveedores. Las versiones vigentes estarán siempre disponibles en esta misma URL.
13 Tiempo de conservación
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales aplicables. Como guía general:
- Datos de cuenta y de Usuarios activos: mientras la cuenta esté activa.
- Después de la terminación de la cuenta: hasta treinta (30) días para permitir reactivación, salvo que el Usuario solicite supresión inmediata.
- Datos contables y de facturación: diez (10) años, conforme al Código de Comercio y normas tributarias.
- Conversaciones e historiales de citas: durante la vigencia del servicio y hasta seis (6) meses después de la terminación, salvo solicitud expresa de supresión anticipada.
- Datos para defensa de reclamaciones: durante los términos de prescripción legal aplicables.
Cumplido el plazo, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura.
14 Seguridad de la información
Agendi adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, uso, alteración o divulgación indebida. Entre estas medidas se encuentran:
- Cifrado de contraseñas mediante funciones de hash seguras.
- Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) para el tráfico de la Plataforma.
- Control de accesos basado en roles y permisos (RBAC).
- Registro de auditoría de acciones críticas sobre datos personales.
- Aislamiento de los datos por negocio (multi-tenancy) para evitar cruce de información entre Usuarios.
- Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación.
- Acuerdos de confidencialidad y tratamiento con proveedores Encargados.
Ninguna medida es infalible. En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, Agendi notificará oportunamente a los Titulares y a la SIC conforme a la normativa aplicable.
16 Datos provenientes de WhatsApp
Cuando el Usuario conecta su número de WhatsApp a la Plataforma, Agendi accede a los mensajes que los Clientes Finales envían a ese número, exclusivamente para procesarlos y permitir la operación del bot. Esto incluye:
- Número de teléfono del Cliente Final.
- Contenido textual del mensaje.
- Audios de notas de voz, los cuales son transcritos a texto.
- Marca temporal del mensaje.
Agendi no accede a mensajes intercambiados por canales distintos al número conectado, ni a otros chats personales del Usuario. La conexión se realiza mediante una sesión específica que el Usuario puede cerrar en cualquier momento desde su panel.
17 Vigencia y modificaciones
Esta Política rige a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente mientras Agendi trate datos personales. Las bases de datos manejadas por Agendi tendrán una vigencia equivalente al tiempo en que se mantengan las finalidades autorizadas y los términos legales de conservación.
Agendi se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, comunicando previamente al Titular los cambios sustanciales por los medios habituales (correo electrónico registrado y/o publicación en el sitio web) con al menos diez (10) días calendario de antelación a su entrada en vigor.
18 Contacto y atención al titular
Para ejercer cualquiera de los derechos descritos, presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de tus datos personales, escríbenos a:
Atención al Titular — Agendi
Correo de protección de datos: hola@agendi.lat
Correo general: hola@agendi.lat
WhatsApp soporte: +57 313 842 1377
Sitio web: https://agendi.lat
También puedes presentar denuncias ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana en materia de protección de datos personales, a través de www.sic.gov.co.